Когда сметные материалы оплачены, но фактически не использованы

При строительстве объекта по государственному контракту часть материальных ресурсов была включена в сметные позиции, отражена в актах КС-2 и оплачена заказчиком. Позднее финансовый контроль сопоставил проектно-сметную, контрактную и исполнительную документацию с результатами выборочных контрольных обмеров и установил: отдельные материалы, стоимость которых вошла в закрывающие документы, фактически при выполнении работ не применялись.

Для проверки сметной документации эта ситуация важна тем, что подтверждённый объём основной работы и наличие соответствующей расценки ещё не означают автоматического подтверждения всех ресурсов, учтённых внутри этой расценки или отдельными сметными позициями. Если расчёты с подрядчиком ведутся по фактически выполненным работам, необходимо установить связь между сметным ресурсом, актом КС-2 и его реальным использованием в конкретном конструктивном или технологическом решении.

Какие документы были сопоставлены

Спор возник вокруг государственного контракта на строительство пристройки к общеобразовательной школе. При последующем контрольном мероприятии исследовались конкурсная документация, проектно-сметные материалы с учётом корректировок, контракт, исполнительная документация и акты о приёмке выполненных работ.

Дополнительно проводились выборочные контрольные обмеры. Их задача в рассматриваемой ситуации состояла не в самостоятельной оценке качества объекта, а в проверке того, соответствует ли документально принятый и оплаченный состав работ и ресурсов фактически реализованному результату.

Так сформировалась доказательственная цепочка: смета определяла состав и стоимость ресурсов, КС-2 показывали, что было предъявлено к приёмке, исполнительные материалы должны были подтверждать выполнение, а результаты проверки позволяли установить, использовались ли оплаченные ресурсы фактически.

В чём состояло расхождение

Одной из проверенных частей были сметы на узлы инженерных систем. В частности, при устройстве изоляции трубопроводов применялась сметная норма, в составе которой были предусмотрены вспомогательные материальные ресурсы — стальная упаковочная лента и оцинкованная проволока различных диаметров.

По результатам контрольного мероприятия было установлено, что указанные ресурсы фактически не использовались, хотя их стоимость была учтена при приёмке и оплате работ. По отдельным позициям в актах также были приняты самонарезающие винты, которые, согласно материалам проверки, при выполнении работ не применялись.

Общая стоимость установленных проверкой неиспользованных материальных ресурсов составила 29 051,60 рубля. Из этой суммы 21 498,18 рубля приходились на средства федерального бюджета.

Почему наличие ресурса в расценке не закрывает вопрос об оплате

Сметная норма описывает расчётную модель выполнения определённой работы. В её составе могут находиться трудовые, машинные и материальные ресурсы, необходимые для определения стоимости. Но при проверке уже выполненных и предъявленных к оплате работ возникает другой вопрос: что именно реализовано на объекте и на каком основании соответствующая стоимость включена в расчёты.

Поэтому проверка позиции КС-2 не должна останавливаться на совпадении её наименования со сметой. Требуется определить, соответствует ли фактическое техническое решение тому варианту, который заложен в сметном расчёте, и использованы ли материальные ресурсы, стоимость которых предъявляется заказчику.

Если технология или фактически применённый способ выполнения отличается от расчётного состава нормы, необходимо установить, как это отражается на стоимости. Само присутствие ресурса в исходной смете не подтверждает его фактическое использование.

Почему здесь недостаточно проверить итоговую сумму КС-2

На уровне общей стоимости акт может полностью укладываться в цену контракта и не содержать арифметической ошибки. Однако внутри этой суммы могут находиться ресурсы, которые не имеют подтверждения в фактически выполненном решении.

Поэтому профессиональная проверка должна опускаться до уровня тех позиций и ресурсов, где существует существенная зависимость между способом выполнения работы и её стоимостью. Особенно это относится к материалам, которые после завершения работ невозможно однозначно идентифицировать без исполнительных документов, фотографий, сертификатов, журналов, накладных или иных материалов, связывающих ресурс с конкретной выполненной операцией.

В рассматриваемом случае проблема была выявлена именно при сопоставлении нескольких источников информации, а не при формальной проверке арифметики акта.

Как отделять основную работу от ресурсов внутри неё

Одной из типичных ошибок при проверке является логика: если основная работа выполнена, значит автоматически подтверждены и все ресурсы, заложенные в соответствующую сметную норму. Для расчётов по фактически выполненным работам такой вывод требует дополнительной проверки.

Например, результат по теплоизоляции трубопровода может быть фактически создан, но конкретные вспомогательные материалы, предусмотренные расчётной моделью, могут не использоваться вследствие другого способа крепления или иной фактической технологии. В таком случае требуется установить, как именно выполнено решение и соответствует ли предъявленная стоимость реальному ресурсному составу.

Это не означает, что любое отличие автоматически образует завышение. Сначала необходимо подтвердить само отличие, определить его влияние на стоимость и проверить условия договора, сметную документацию и правила расчётов, применимые к конкретному объекту.

Почему исполнительная документация имеет стоимостную функцию

Исполнительная документация часто воспринимается только как техническое подтверждение соответствия выполненных работ проекту. Но при проверке стоимости она выполняет ещё одну функцию — помогает связать сметный расчёт с фактически реализованным решением.

Если из документов можно определить применённые конструкции, материалы, оборудование, объёмы и последовательность выполнения, проверяющий получает возможность проверить не только наличие результата, но и обоснованность соответствующих сметных позиций.

Если такой связи нет, после завершения скрываемых последующими операциями работ восстановить фактический ресурсный состав может быть существенно сложнее. Поэтому подтверждение значимых материалов желательно формировать одновременно с их применением, а не только на стадии итогового закрытия объёмов.

Как развивалась ситуация после финансового контроля

По результатам выездной проверки Управление Федерального казначейства по Смоленской области оформило акт и потребовало принять меры по возмещению средств федерального бюджета. Заказчик, в свою очередь, предъявил подрядной организации требование о возврате спорной суммы.

Арбитражный суд Смоленской области 25 мая 2022 года по делу № А62-610/2022 взыскал с подрядчика 21 498,18 рубля неосновательного обогащения и проценты за пользование чужими денежными средствами. Из последующего судебного акта следует, что исполнительный лист был получен, однако в отношении подрядной организации к тому времени была введена процедура банкротства, а требование заказчика позднее включено в реестр требований кредиторов.

Отдельный спор возник между Федеральным казначейством и учреждением-заказчиком из-за того, что средства фактически ещё не были возвращены в федеральный бюджет. Этот спор позволил суду вновь оценить обстоятельства первоначальной приёмки и оплаты.

Что установил суд в последующем споре

Арбитражный суд Смоленской области установил, что по актам КС-2 и справкам КС-3 были оплачены материалы, которые фактически не использовались при выполнении работ. Суд связал это с переплатой подрядной организации и ущербом федеральному бюджету в размере 21 498,18 рубля.

В решении также было обращено внимание на обязанность заказчика до осуществления расходов проверять наличие выполненных работ и использованных материалов, их соответствие проекту, условиям контракта и требованиям, применимым к приёмке.

В рассматриваемой ситуации суд взыскал спорную сумму с учреждения в доход федерального бюджета. При этом наличие отдельного решения о взыскании денег с подрядчика не было признано основанием считать требование финансового контроля уже исполненным: фактически средства в бюджет на момент рассмотрения спора не поступили.

Что проверять перед оплатой материальных ресурсов

Для сметной проверки полезно отделять наличие ресурса в нормативном или проектном расчёте от подтверждения его фактического применения. По каждой существенной позиции можно последовательно проверить:

• из какого проектного или технического решения следует необходимость материала;
• в какой локальной смете и расценке он учтён;
• в каком КС-2 соответствующая стоимость предъявляется к оплате;
• подтверждает ли исполнительная документация фактическое применение материала;
• нет ли изменения технологии или конструкции, после которого исходный ресурс перестал использоваться;
• скорректирована ли стоимость, если фактический состав ресурсов отличается от сметного.

Такой порядок особенно полезен для вспомогательных ресурсов, мелких комплектующих и материалов, которые после завершения работ трудно проверить непосредственно. Их стоимость по отдельности может быть небольшой, но повторение одинакового несоответствия по множеству сметных позиций способно создать значимую итоговую разницу.

Что следует учитывать при корректировке сметы

Если в ходе реализации проекта изменяется техническое решение, корректировка должна прослеживаться не только в чертежах и спецификациях. Необходимо проверить, затронула ли она локальные сметы, ресурсный состав расценок и последующее формирование КС-2.

Иначе в проектной и исполнительной документации может быть уже реализован один вариант, а стоимость продолжит формироваться по другому. Именно такие разрывы между проектным решением, сметой и закрывающими документами создают риск оплаты ресурсов, которые фактически не вошли в результат.

При проверке важно не делать обратную ошибку и не исключать ресурс исключительно потому, что его невозможно увидеть после завершения работ. Подтверждение может следовать из исполнительной документации, документов поставки и списания, технологических записей или иных материалов. Значение имеет совокупность доказательств и возможность связать их с конкретной сметной позицией.

Практическое значение для заказчика

Рассмотренная ситуация показывает, что контроль стоимости эффективнее проводить до окончательной оплаты, пока можно проверить взаимосвязь между проектом, сметой, исполнительными документами и фактическим результатом.

Если проверка проводится только по итоговым суммам КС-2 и КС-3, расхождение на уровне конкретного материального ресурса может остаться незамеченным. Поэтому для существенных или повторяющихся сметных позиций полезно контролировать не только количество основной работы, но и тот ресурсный состав, который непосредственно влияет на оплачиваемую стоимость.

Основной практический вывод состоит в том, что смета отвечает на вопрос, как рассчитана стоимость, а документы приёмки должны подтверждать, за что именно производится оплата. Между этими двумя уровнями должна существовать проверяемая документальная связь.

Источник практики

Арбитражный суд Смоленской области, решение от 11 октября 2023 года по делу № А62-3185/2023. В решении приведены результаты проверки Управления Федерального казначейства по Смоленской области, сведения о принятых по КС-2 материальных ресурсах, установленных как фактически неиспользованные, и вывод суда о переплате подрядной организации и причинении ущерба федеральному бюджету.

Связанный материал: решение Арбитражного суда Смоленской области от 25 мая 2022 года по делу № А62-610/2022, которым с подрядной организации была взыскана сумма неосновательного обогащения, соответствующая установленной доле средств федерального бюджета.

Материал подготовлен на основе открытых источников и не является описанием проекта нашей компании. Выводы относятся к конкретной документальной и процессуальной ситуации; при проверке другого объекта необходимо отдельно учитывать условия договора, вид сметного расчёта, проектные решения и документы, подтверждающие фактическое применение ресурсов.